Dienstwagen

Mit einem privat nutzbaren Dienstwagen fahren Arbeitnehmer nicht automatisch günstiger. Für wen lohnt sich die Ein-Prozent-Regelung wirklich und gibt es Alternativen?

Als Dienstwagen wird ein Fahrzeug bezeichnet, das dem Arbeitnehmer für die Wahrnehmung beruflicher Termine zur Verfügung gestellt wird. Der Dienstwagen wird auch oft als Firmenwagen bezeichnet. Immer mehr Firmen machen neuen Mitarbeitern den Wechsel auch mit einem attraktiven Firmenwagen schmackhaft. Dienstwagen sind ein Bestandteil der Vergütung.

Für Außendienstmitarbeiter und im Vertrieb ist ein Firmenwagen fast Standard. Die meisten Außendienstler sind fast täglich mit dem Auto unterwegs, um Geschäfts- und Kundentermine wahrzunehmen. Im gehobenen Management gehört ein adäquater Dienstwagen zum guten Ton und kann auch gern mal eine Klasse höher ausfallen. Zu den meistgewählten Firmenwagen deutscher Angestellter zählen Mittelklassemodelle von deutschen Herstellern.

In den Unternehmen wird die Auswahl der Firmenfahrzeuge unterschiedlich gehandhabt. In vielen Firmen wird automatisch ein Firmenwagen aus dem Fuhrpark zur Verfügung gestellt oder für neue Mitarbeiter bestellt. Oft können sich Außendienstler und Manager ihren gewünschten Wagen aber auch selbst aussuchen: Vorgegeben wird hier meist eine bestimmte Leasingrate oder ein maximaler Bruttolistenpreis. Der Mitarbeiter kann innerhalb dieser Vorgaben dann frei entscheiden, welches Firmenfahrzeug er haben möchte. Bei Firmenwagen werden aufgrund der hohen Kilometerlaufleistung fast ausschließlich Dieselfahrzeuge gewählt.

Da Firmenwagen in der Regel auch privat genutzt werden können, sind sie als geldwerter Vorteil zu versteuern. Der private Nutzungswert, der nicht mit Fahrten fürs Unternehmen in Verbindung steht, wird damit zum Kostenfaktor für den Mitarbeiter. Die meisten Unternehmen wenden für Dienstwagen die Ein-Prozent-Regelung an: Hierbei wird ein pauschaler geldwerter Vorteil von einem Prozent angesetzt. Das eine Prozent bezieht sich auf den Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und wird über die Gehaltsabrechnung geltend gemacht.

Bei der Ein-Prozent-Regelung wird ein Prozent des Fahrzeugpreises angesetzt. Zusätzlich findet ein Betrag von 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen Arbeit und Wohnung Berücksichtigung. Optimale Familienheimfahrten sind ebenfalls zu berücksichtigen. Die Ein-Prozent-Regelung ist nur möglich, wenn der Dienstwagen überwiegend beruflich genutzt wird. Andererseits können aber Firmenfahrzeuge wie Lieferwagen, die fast ausschließlich beruflich im Dienst unterwegs sind, auch nicht über die Ein-Prozent-Regelung erfasst werden.

Im Rahmen der Ein-Prozent-Regelung wird der Firmenwagen als geldwerter Vorteil zum Gehalt hinzugerechnet. Damit lohnt sich der Dienstwagen vor allem für Arbeitnehmer, die ihr Firmenfahrzeug auch tatsächlich für private Fahrten einsetzen. Wer in der Freizeit nicht viel mit dem Firmenwagen unterwegs ist, fährt mit einem Fahrtenbuch hingegen günstiger.

Alternativ zur pauschalen Ein-Prozent-Regelung kann der Dienstwagen auch über das Fahrtenbuch abgerechnet werden. Hierbei erfolgt eine genaue Berechnung der gefahrenen Kilometer. Als Voraussetzung für diese Einzelabrechnung gilt ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch. Im Fahrtenbuch müssen für jede Fahrt genaue Angaben getätigt werden: Das Finanzamt schreibt Datum, Kilometerstände, Reisezeiten und Reiserouten vor. Auch alle Privatfahrten müssen im Fahrtenbuch aufgeführt werden – allerdings ist hier keine Angabe des Reisegrundes erforderlich.

An die Ein-Prozent-Regelung und die alternative Einzelrechnung sind Mitarbeiter, die einen Firmenwagen nutzen, jeweils ein Jahr gebunden. Ein Wechsel zwischen beiden Besteuerungsverfahren ist nur zum Jahresanfang möglich. Die Einzelabrechnung ist für den Fahrzeugnutzer erst einmal mit einem erhöhten Aufwand verbunden: Jede Fahrt fürs Geschäft und privat muss protokolliert werden.

Die aufwendigere Einzelabrechnung lohnt sich für Nutzer eines Dienstwagens, die das Fahrzeug selten für Privatfahrten einsetzen. Mit der Einzelabrechnung werden nur die tatsächlich privat zurückgelegten Strecken als geldwerter Vorteil abgerechnet während bei der Ein-Prozent-Regelung eine hohe Pauschale verrechnet wird. Das Finanzamt verlangt aber, dass die Kilometerangaben im Fahrtenbuch genau mit dem tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs übereinstimmen.