Reisekostenabrechnung
Die Reisekostenabrechnung im Überblick
Wann ist eine Reisekostenabrechnung sinnvoll?
Mit einer Reisekostenabrechnung haben Arbeitnehmer aber auch Selbstständige die Möglichkeit, die entstehenden Ausgaben für eine beruflich beziehungsweise betrieblich veranlasste Reise geltend zu machen. Dabei gilt jedoch zu beachten, dass eine Reise aus steuerrechtlicher Sicht in Deutschland vorsieht, dass sich der Reisende während seiner Reise nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält. Diese Bedingung ist beispielsweise erfüllt, wenn sich ein Erwerbstätiger auf Montage oder bei einer Schulung befindet.
Sollten alle gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sein, ist es dem Reisenden möglich, alle seine Ausgaben in der Reisekostenabrechnung steuermindernd geltend zu machen. Dabei stellen diese für Selbstständige Betriebsausgaben beziehungsweise für Arbeitnehmer Werbungskosten dar und vermindern somit den zu versteuernden Gewinn beziehungsweise das zu versteuernde Einkommen. Hierbei gilt jedoch zu beachten, dass Arbeitnehmer, die ihre Reisekosten von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen, diese nicht mehr als Werbungskosten geltend machen können. Sollte jedoch nur eine teilweise Erstattung erfolgen, ist eine Anrechnung möglich.
Bestandteile der Reisekostenabrechnung
Bei einer betrieblich beziehungsweise beruflich bedingten Reise kann es sich um ein- oder auch mehrtätige Reise handeln. In Abhängigkeit von der Reisedauer sind somit verschiedene Kostenpositionen in der Reisekostenabrechnung möglich. Hierunter fallen unter anderem:
- Fahrtkosten,
- Übernachtungskosten,
- Verpflegungsmehraufwand,
- sonstige Reisenebenkosten.
Je nach Kostenart gelten unterschiedliche Regelungen, wie die Summen der Reisekosten ermittelt werden. Während beispielsweise bei den Fahrtkosten bei einer eigenen Anreise eine pauschale Abrechnung in Abhängigkeit von den Kilometern sowie dem gewählten Fahrzeug möglich ist, werden bei einer Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln die tatsächlichen Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung angesetzt. Gleiches Prinzip gilt auch für die Übernachtungskosten, die grundsätzlich um ein eventuell inkludiertes Frühstück reduziert werden müssen, da dieses ein Bestandteil des pauschalisierten Verpflegungsmehraufwands ist.
Neben diesen typischen Reisekosten gibt es noch verschiedenste Kosten, wie beispielsweise Auslagen für Parkgebühren und Telefonkosten, die nicht detailliert abgefragt werden, aber auf Nachweis in der Position Reisenebenkosten erfasst werden können.
Programme für die Reiskostenabrechnung
Da bei einer Reisekostenabrechnung die verschiedensten Positionen und Gesetzesgrundlagen berücksichtigt werden müssen, empfiehlt es sich, für die Erstellung einer Abrechnung ein Programm zu nutzen. Je nach Bedarf gibt es hier unterschiedliche kostenlose aber auch kostenpflichtige Programme.
Für den einzelnen Arbeitnehmer sind zumeist die kostenlosen Programme ausreichend, da sie alle Berechnungstools enthalten, um die Höhe der abzugsfähigen Kosten zu ermitteln und ein Ausdruck in der Regel möglich ist.
Für viele Unternehmen, bei denen die Reisekosten Betriebsausgaben darstellen, ist es jedoch wichtig, dass das Programm für die Reiskostenabrechnung in die betriebliche Finanzbuchhaltung integriert ist. Aus diesem Grund haben die meisten namenhaften Anbieter für Finanzanbuchhaltungsprogramme auch ein Reisekostenabrechnungsprogramm im Angebot. Der Vorteil dieser Programme liegt darin, dass aufgrund der Einbindung in die EDV eine schnellere Verarbeitung aber auch eine Kostenanalyse möglich ist. Zudem ist positiv zu erwähnen, dass für diese kostenpflichtigen Programme regelmäßig Updates erscheinen und somit die steuerrechtlichen Änderungen stets Berücksichtigung finden.
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